マンション管理組合役員の出席適格要件、代理出席をしなければならない場合の対応方法

マンション管理組合の理事・監事は、専業ではなく他に仕事を持っている為、過半数の理事が理事会に出席する事が難しい場合がある。

区分所有者であるご主人が理事に就いているが、今回は都合が悪いので、奥さんが代理で出席する事もある。

しかし、これはNGなのである。

管理組合の総会であれば、組合員である夫の代わりに妻が出席する事は何の問題も無いが、これと同列に考えて理事会に代理出席をさせると、それは無効となる。

実際には、悪気なく、無知である為に代理出席をさせてしまっているケースはあり、理事会に同席している管理会社の担当者も知識がなく見逃してしまい、さらに他の組合員からも指摘が無い為、問題とならない場合が殆どである。

しかし、強硬に議案に反対する組合員がいて、その組合員がこれに気が付いた場合、トラブルに発展するリスクがある。

理事会が有効に成立していなかったとして、総会に上程された議案が無効であると指摘されかねない。

理事会の役員は、総会で承認されて就任するのであるが、理事会に出席するのが区分所有者本人ではなく配偶者であるならば、最初から配偶者を役員として届け出て、その名義で総会の承認を得なければならない。

その後は、総会で承認された者が理事会に出席して初めて出席として認定されるのである。

国土交通省の標準管理規約のコメントでは、次の様に記載されている。

「理事は、総会で選任され、組合員のため、誠実にその職務を遂行するものとされている。このため、理事会には本人が出席して、議論に参加し、議決権を行使することが求められる。」

区分所有者が法人である場合、代表取締役を理事として届け出して、実際の理事会には担当従業員が出席してくるケースがあるが、これも当然にNGである。

理事会に出席する担当従業員が予め決まっているのであれば、その者を理事会役員として届け出して総会で選任して貰わなければならない。

意外に管理会社の担当者もこれを知らない場合があるので、見過ごされてしまうこともあるが、次年度役員を選任する際には注意を払わなばならないのである。

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