マンション管理会社のリプレイスをスムーズに進める方法

  1. マンション管理会社のリプレイスは、総会の過半数により決議できるので、理事会が本気で取り組めば、間違いなく成功させることができる課題である。
    1. 管理会社のリプレイスを検討するという事は、現状に何らかの不満を抱えているという事であるが、理事会メンバーが各々どの様な考えを持っているかを把握して、理事会内での合意形成を行わなければならない。
    2. 具体的に着手する場合には、フロント担当を除いて理事会役員で集まり、この件を審議するところからスタートする。
    3. 出来る限り、個別具体的に誰が反対しそうなのかを予め掴んでおいて、それに対応する説得材料を集めておきたい。
    4. その際、管理関係の資料を先方に渡す必要があるので、守秘義務契約を交わしておく。また、これらの手順について、理事長独断で行なった事にされては困るので、予めオフレコの理事会で決議しておかなければならない。
    5. また、管理組合内の事も並行して考えて行かなければならないが、理事会の中だけで秘密裏に数社にだけ見積もりを依頼したとなれば癒着を指摘される事になりかねないので、この段階では管理組合内でオープンにして、組合員から他の管理会社の推薦を募る事も必要である。
    6. また、引き継いだ後の管理会社は、引継事項に抜けがあったなどの理由で、最初の段階ではトラブルを起こしがちである。

マンション管理会社のリプレイスは、総会の過半数により決議できるので、理事会が本気で取り組めば、間違いなく成功させることができる課題である。

しかし、手順を誤ると管理組合内でゴタゴタが起きて後味が悪い結果を残すので、最初は慎重に進めて行きたい。

管理会社のリプレイスを検討するという事は、現状に何らかの不満を抱えているという事であるが、理事会メンバーが各々どの様な考えを持っているかを把握して、理事会内での合意形成を行わなければならない。

また、管理会社のフロント担当に完全に秘密裏に進めて、ある時いきなり解約という事では気の毒であるので、小出しに情報を与えておいた方が良いと思う。

管理会社との契約は1年毎である事、最近では逆リプレイスという事例もあり、管理会社変更は、特別な出来事では無いという事を、管理会社のフロント担当が同席する理事会の場で話題にすると良いと思う。

具体的に着手する場合には、フロント担当を除いて理事会役員で集まり、この件を審議するところからスタートする。

役員の中には、現在の管理会社と懇意にしている人がいる可能性もあるので、それを見極めると同時に、一般組合員の中にも同様の人達がいる可能性がある。

また、それほど強い関係は無くても、現状に満足しており変化を好まない方もいるので、その人物の把握も必要である。

出来る限り、個別具体的に誰が反対しそうなのかを予め掴んでおいて、それに対応する説得材料を集めておきたい。

理事会内でリプレイスの方向性がきまれば、理事長その他数名で、管理会社候補の選定と面談を行なっていく。

この段階で各社に管理委託契約の見積もりを提出して貰う事になるが、良い感触を得られた数社に対し、管理組合側の条件は統一して、期限を定めて見積もりを提出してもらう。

その際、管理関係の資料を先方に渡す必要があるので、守秘義務契約を交わしておく。また、これらの手順について、理事長独断で行なった事にされては困るので、予めオフレコの理事会で決議しておかなければならない。

マンション管理会社は、各種メンテナンス業務を全て自社内で完結できるわけではなく、その地域の各種下請けを使っている。つまり、管理組合に見積書を提出する際には、下請け会社から担当業務の見積もりを取らなければならないので、この段階で下請け会社を通じて、現状の管理会社を含む他の会社にも情報が漏れてしまう事になる。

マンション管理の業界は狭いそうで、リプレイスの情報は直ぐに業界内に伝わるようである。従って、この見積もりを依頼した段階からは、一気に進めて行かないと途中で妨害が入ったりする事もあるので、注意が必要である。

管理会社と下請け企業との間の力関係があり、下請け企業はどちらの管理会社の仕事を優先するべきか悩むようである。現状の管理会社から圧力が掛けられると他社に見積もりを提出する事も出来ないらしい。

また、管理組合内の事も並行して考えて行かなければならないが、理事会の中だけで秘密裏に数社にだけ見積もりを依頼したとなれば癒着を指摘される事になりかねないので、この段階では管理組合内でオープンにして、組合員から他の管理会社の推薦を募る事も必要である。

見積を受け取り期日に合わせて、プレゼン会を開催する事が必要であるが、あまりに数が多すぎると収拾がつかなくなると思うので、3社程度が良いだろう。

現状の管理会社には、もう一度チャンスを与えるという事と、組合員に他社との内容の違いを比較して貰う為にも、プレゼン3社のうちに加えると良い。

プレゼン会を行なった後、その議事録と動画記録を配布し、アンケートを取得して最終的に1社に絞り、その会社を次年度の管理会社として総会に諮る事となる。

管理会社の引継ぎ期間としては1ヶ月程度あれば充分であるので、切り替え時期についての総会議案に明記しておく必要がある。

契約を打ち切られる方の管理会社は、引継ぎに協力的でない場合もあるので、管理会社同士に任せきりにせず、メールのやり取り等は管理組合役員にもCCを入れさせるようにすべきであり、適宜口出しも必要である。

あまりに非協力的であれば、最終の管理委託費用の支払いを保留するなどの対抗措置を取って、協力を促す事も必要となる場合がある。

また、引き継いだ後の管理会社は、引継事項に抜けがあったなどの理由で、最初の段階ではトラブルを起こしがちである。

それにより、一般組合員からの評価を落とす事になれば、理事会批判に繋がりかねないので、切り替え後しばらくは、理事会が管理人やフロント担当と連絡を密に取っていく事が望ましい。

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