マンション管理組合の運営上、意外に経費が掛かるのが、各種資料の配布である。
管理会社は、コピー代で1枚当たり両面コピーで１５円を請求するし、往復の封筒代と郵送料も発生する。
年間で1戸あたり4,000円～5,000円くらい掛かってしまうのである。
しかし、資料の配布をPDF化してメール配信すれば、この経費が浮くし、面倒な議事録作成についても、「詳しくは動画のアーカイブを視聴して下さい。」とすれば、A４版1ページに要点だけ記載すれば済んでしまうものである。
国土交通省が、管理組合総会をリモートで行う事に対して消極的な態度であったものが時代の要請により、それを認める方向で、２０２１年6月に標準管理規約の改定を行なった。
先ずは、事前準備として、これに準拠した規約の改正が必要となる。
その上で、出来る限り多くの組合員に資料の配布をメールで行う事を承諾してもらう。
それにより、総会議案、総会議事録、理事会議事録等、管理組合からの資料送付は全てメール配信とする。
総会、理事会のリモート会議は、Zoom、Googlemeetなどで行なうが、当然無料サービスの範囲で行なうので、会議時間の制約などはある。
アンケートや投票をGoogleformsで行なう事や、会議の動画をYouTubeでアーカイブする事も考えると、Googlemeetを利用するのが良いと思う。
リモート会議の手順
- 管理組合のメールアドレスから組合員に会議開催の連絡メールを送る為、メールの下書きを3本程度作成しておく。その際、組合員のメールアドレスは必ずｂｃｃで入力する事。
- YouTubeライブ配信を起動する。YouTubeライブは予めOBSの画面キャプチャで配信するので、予めテストして同期しておく。「一般公開」ではなく、「限定公開」に設定しておく。
- OBSを起動する。未だ「配信開始」ボタンは押さない。
- Googlemeetを起動して会議を開始する。
- GooglemeetとYouTubeライブのコードを下書きしておいたメールに貼り付けて、組合員向けに一斉配信する。
- OBSの画面に戻り、「配信開始」ボタンを押す。
- YouTubeライブ画面に戻り、配信開始されたことを確認する。
- Googlemeetに戻り、全画面表示とする。
- Googlemeetの無料サービスの場合、60分で切断されるので、画面に「残り時間表示」がポップアップされたら、適当なところで、一旦会議を中断し、Googlemeetを中断して、新しい会議を立上げ、そのリンクを下書きしておいたメールに貼り付けて再送信する。
- その画面の様子は、YouTubeライブで配信される事になるが、下書きしたｂｃｃのアドレスを読み取る事は出来ないので、個人のメールアドレスが流出する恐れは少ない。また、後でYouTubeの動画を編集すれば良いので、アーカイブにはこの部分を残さず、繋げることが出来る。
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